Xelion geeft tips voor bereikbaarheid mkb-ondernemingen

Zakelijke VoIP-specialist Xelion geeft vijf interessante tips aan mkb-ondernemingen om hun (telefonische) bereikbaarheid te vergroten en op die manier hun klantencontact te verbeteren.

Bereikbaarheid is binnen het mkb, volgens de zakelijke VoIP-specialist, een belangrijk punt op de agenda. Veel bedrijven vragen zich af hoe zij (telefonisch) bereikbaar kunnen zijn zonder te veel overcapaciteit te hebben, zodat het klantencontact wordt verbeterd. Xelion vindt dat deze bedrijven hiervoor absoluut hun telefooncentrale slim moeten inrichten en komt daarom met een vijftal tips.

Tips

Tip 1: Korte lijnen. Bedrijven uit het mkb moeten zoveel mogelijk met het directe nummer communiceren. Dit voorkomt onnodige doorschakelpogingen en klanten krijgen direct antwoord op de vraag. Het is niet altijd mogelijk om direct met de juiste persoon te schakelen. Bedrijven moeten dan volgens de experts van Xelion in ieder geval voor een keuzemenu zorgen. Bij een keuzemenu kunnen inkomende bellers alvast in de goede richting worden gestuurd, door de gewenste afdeling te kiezen. De bedrijven moeten goed nadenken over mogelijke vragen waarvoor klanten bellen en op die manier het keuzemenu inrichten. Xelion geeft aan dat met haar oplossing het keuzemenu eenvoudig zelf kan worden ingesteld en er dus geen lastige verzoeken bij de ICT-beheerder hoeven worden neergelegd. Met Xelion kunnen eindgebruikers zelf de routering van gesprekken zo nauwkeurig mogelijk inrichten en bijsturen waar en wanneer nodig.

Tip 2: Plaats onafhankelijke bereikbaarheid. Het is voor klanten ideaal als zij direct de juiste persoon aan de lijn krijgen. Dit werkt echter niet wanneer de betreffende persoon veel buiten de deur is. Ook daarvoor is eenvoudig een oplossing te bedenken. Dankzij de vast-mobiel integratie van Xelion, kan de bereikbaarheid van eindgebruikers binnen mkb worden gegarandeerd door op verschillende devices op het vaste nummer bereikbaar te laten zijn. In de auto onderweg naar een klant? Geen probleem! Telefoontjes worden afgeleverd op de smartphone dankzij de smartphone app van de VoIP-specialist.

Tip 3: Transparantie. Wachten is niet in alle gevallen ongewenst. In urgente gevallen is het belangrijk om even te blijven hangen, terwijl bij een minder urgente vragen ook op een later tijdstip kan worden teruggebeld. Bedrijven moeten daarom in hun communicatie richting de beller transparant zijn. Met de toepassing Xelion kan, aldus de specialist, worden aangeven hoeveel wachtenden er voor zijn. Dit geeft uiteraard geen garanties over de wachttijd, maar bellers kunnen wel zelf inschatten of blijven wachten gewenst is. Xelion geeft aan in haar API zelfs een wallboard op de beheerwebsite te hebben ontwikkeld. Met dit wallboard kunnen eindgebruikers zien hoeveel bellers er op een moment in de wacht staan, oftewel, hoe druk het is op de telefooncentrale van een specifieke eindgebruiker. Hierdoor kunnen klanten zelf beslissen wanneer het handig is om te bellen. Dit is voor de bereikbaarheid van een gemiddelde mkb-onderneming wellicht wat overdreven stelt Xelion, maar vooral wanneer bedrijven een supportafdeling hebben of over een contact center voor hun klanten beschikken, is dit een ideale manier om de verwachtingen te beheren.

Tip 4: Effectieve afhandeling. Niet bereikbaar is niet bereikbaar. Dat komt bij ieder bedrijf voor. Geef klanten daarom een mogelijkheid om een terugbelverzoek achter te laten, zodat er zo snel mogelijk wordt teruggebeld wanneer mogelijk. Indien dit nog niet gedaan is, kunnen bij Xelion de contactgegevens van de bellers meteen in Mde Xelion softphone worden opgeslagen. Door in het chatvenster op het adresboek te klikken, kan er met minimale drukken op de knop de contactgegevens van het terugbelverzoek worden doorgestuurd aan de betreffende personen. Als het dan een keer voorkomt dat deze niet bereikbaar zijn, dan wordt het telefoontje in ieder geval wel zo effectief mogelijk afgehandeld.

Tip 5: Meten is weten, gissen is missen. Tot slot gaat de zakelijke VoIP-specialist in op de vraag of bereikbaarheid daadwerkelijk in het mkb aanwezig is. Door de rapportages in Xelion te gebruiken, kunnen in overzichtelijke rapporten worden weergegeven hoe goed het met de bereikbaarheid binnen de onderneming is gesteld. Zijn er piekuren of daluren? Zijn er veel gemiste telefoontjes en hoe lang is de gemiddelde wachttijd? Geen onbelangrijke vragen om aan te sturen op optimale bereikbaarheid binnen mkb-ondernemingen, aldus Xelion.

Bron: Xelion