Sennheiser: Hogere ROI dankzij UC-apparaat beheer

Unified Communications (UC) heeft de moderne werkplek verrijkt met een hele rits aan nieuwe mogelijkheden. Zo werd de flexibiliteit, mobiliteit en functionaliteit van werknemers uitgebreid via onder meer geavanceerde UC-hoofdtelefoons en UC-audioconferencing oplossingen, zoals luidsprekertelefoons. Met deze tools kunnen kantoorwerkers makkelijker en beter samenwerken en communiceren, terwijl ze ook nog eens meer bewegingsvrijheid krijgen en minder snel worden afgeleid. Keerzijde van die vooruitgang is dat de productiviteitsverhogende voordelen gepaard gaan met toenemende eisen voor apparaatbeheer, een taak die doorgaans op het bord van de toch al drukke ITteams wordt gelegd.

door Brian Brorsbøl, Sennheiser Communications A/S

Het monitoren, configureren en voortdurend updaten van een veelheid aan apparaten, alsmede het oplossen van de daarmee gepaard gaande beveiligings- en compliance vraagstukken, is een lastige en tijdrovende klus die bijzondere IT-beheerexpertise vereist. Dat geldt eens te meer wanneer configuraties en updates op alle afzonderlijke apparaten in de organisatie moeten worden uitgerold. IT-professionals zetten hun expertise doorgaans in voor onderhoud van backofficesystemen, servers en datanetwerken, maar velen zijn inmiddels ook verantwoordelijk voor beheer en monitoring van een veelheid aan oplossingen die deel uitmaken van de UC-omgeving van de organisatie.

IT-afdelingen zien apparaatbeheer als een belangrijk punt van zorg, blijkt uit een internationaal onderzoeksrapport van dienstverlener Ipswitch over het beheersen van IT-complexiteit. De meerderheid van de ondervraagde IT-professionals sprak zijn zorgen uit over het verlies aan grip op hun omgevingen als gevolg van de voortdurende instroom van nieuwe technologieën en apparaten.

66 procent van de ondervraagden vindt dat de toenemende complexiteit van IT omgevingen hun werk lastiger heeft gemaakt. Die complexiteit leidt ertoe dat dure IT-krachten te weinig aan hun kerntaken toekomen en steeds meer tijd kwijt zijn aan het beheer van een voortdurend uitdijende reeks UCapparaten, die soms ook nog verspreid zijn over meerdere afdelingen of zelfs locaties. 88 procent van de respondenten geeft aan dat ze blij zouden zijn met beheersoftware die meer bewakingsflexibiliteit zou geven.

Geavanceerde UC-apparaten zijn uitstekende tools voor verhoging van de productiviteit in de werkomgeving. Maar met het verspreiden van deze apparaten door de organisatie zien IT-afdelingen hun taken uitgebreid met triviale maar noodzakelijke en tijdrovende onderhouds- en ondersteuningswerkzaamheden. Om de productiviteitswinst die deze geavanceerde apparaten beloven te verzilveren, moeten organisaties die werkzaamheden tot een minimum beperken. Software voor apparaatbeheer helpt de operationele kosteneffectiviteit van dergelijke UC-omgevingen onder controle te houden.

UC-apparaatbeheer verbetert ROI

Een kantoor met veel UC-apparaten, zoals headsets en conferencingproducten, betekent in potentie dat IT’ers van werkplek naar werkplek gaan om apparaten te configureren, software-updates uit te voeren, het gebruik moeten bijhouden en beveiligingspolicy’s moeten implementeren voor elk afzonderlijk apparaat. Een dergelijke inspanning zou zo ten koste gaan van de productiviteitswinst die een geavanceerde Unified Communications-omgeving biedt.

Een platform voor device-management consolideert het beheer van de vele apparaten binnen één enkele interface. Updates kunnen strategisch worden gepland op momenten dat het de organisatie, of de individuele medewerker, het best uitkomt, zodat de downtime of verstoring minimaal is. Geavanceerde beheerplatforms geven ook gedetailleerde overzichten van zowel actieve als inactieve apparaten, plus rapporten over apparaat gebruik, zodat bedrijven hun mensen beter kunnen aansturen en functioneringsgegevens kunnen verzamelen op basis van headsetgebruik.

Bedrijven zijn gebaat bij een apparaat beheersysteem dat intuïtief, toegankelijk en gebruiksvriendelijk is, en dat daarmee IT-personeel vrijmaakt voor het verrichten van meer bedrijfskritische taken. Met cloud-gebaseerde device-managementtools kunnen beheerders het platform vanaf elke locatie via een internetverbinding benaderen en zicht houden op hun apparatenbestand, en daarnaast de benodigde beheertaken uitvoeren, op elk gewenst moment, op locatie of elders.

De gebruiker van de headset heeft ook profijt. Device-managementsoftware kan van een headset en speakerphone in beginsel een simpele plug-and-play-oplossing maken, aangezien de headset voorgeconfigureerd en up-to-date wordt gebracht zodra hij op een netwerkcomputer wordt aangesloten. Efficiënte device-managementsoftware draait op de achtergrond, onmerkbaar voor de medewerker, afgezien van meldingen of periodieke update-berichten als bepaald door de IT-beheerder.

Krachtige beveiligingsoplossing

In mediarapporten wordt gewezen op beveiligings- en compliancevraagstukken rond devicemanagement, ook in Unified Communications-ecosystemen. Bij implementatie van een cloudgebaseerde UC-omgeving moeten IT-afdelingen erop toezien dat alle gevoelige persoonlijke informatie die over het communicatienetwerk gaat veilig en vertrouwelijk blijft. Daarom moet een platform voor apparaatbeheer ervoor zorgen dat er geen gevoelige gegevens over UC-headsets kunnen worden uitgewisseld en dat data nooit gedeeld of toegankelijk gemaakt mogen worden voor andere doeleinden.

In het ideale geval wordt device-management geleverd via een veilig, cloud-gebaseerd, enterprise SaaS-platform, zoals Microsoft Azure of Azure SQL/NoSQL databases. Systemen die van deze gehoste platforms gebruik maken stellen bedrijven in staat flexibele, makkelijk inzetbare UC-omgevingen te creëren, met oplossingen en apparaten die altijd up-to-date zijn en minder complexe interne ITinfrastructuren vergen, en daarmee over de hele linie kosteneffectiever zijn. Het Azure-platform onderwerpt ook remote apparaten aan een strenge beveiligingsdiscipline. Gevoelige gegevens worden opgeslagen via versleutelde communicatie, met een client op de computer van de gebruiker – ook over meerdere sites.

Technologie heeft uiteindelijk ten doel werkplekomgevingen beter te laten functioneren, en UCtechnologieën zijn daar zonder meer toe in staat. Effectief apparaatbeheer ondersteunt dat doel door het leveren van soepele, makkelijk toegankelijke overzichten en veilig beheer via één interface. Dit helpt IT-professionals te ontzorgen en draagt tegelijk bij aan een betere ROI, waarmee de beloften van Unified Communications-technologie concrete invulling krijgen.