Autoriteit Persoonsgegevens: registratie van datalekken moet beter

Veel registraties van datalekken voldoen nog niet aan de verplichte voorschriften. Bij overheidsorganisaties blijken vier op de tien datalekregisters onvolledig te zijn. Dat meldt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op basis van een recent verkennend onderzoek onder 26 uiteenlopende overheidsorganisaties.

De kwaliteit van datalekregisters bij overheidsorganisaties loopt enorm uiteen, zo stelt de autoriteit. Slechts 60% van de onderzochte registers bevat een complete omschrijving van de verplichte elementen van een datalekmelding (de feiten, de gevolgen en de genomen maatregelen), aldus de AP.

De meeste datalekken ontstaan doordat post of mail niet bij de juiste persoon terechtkomt. Ook onbedoelde of onrechtmatige inzage van persoonsgegevens blijkt een veelvoorkomende bron van datalekken. Als organisaties een adequate datalekregistratie bijhouden, kan dat helpen om nieuwe inbreuken te verminderen, aldus de AP.

Daarom komt de AP met 10 tips om datalekken beter te registeren:
1. Omschrijf incidenten, de gevolgen en de corrigerende maatregelen duidelijk en volledig;
2. Maak expliciet onderscheid tussen corrigerende en preventieve maatregelen. Leg corrigerende maatregelen altijd vast in het datalekregister. Het kan nuttig zijn deze maatregelen mee te nemen in de plan-do-check/learn-act cyclus;
3. Voorkom versnippering van registraties; maak één overzichtelijke registratie die voor elk organisatieonderdeel tot op hetzelfde inhoudelijke detailniveau wordt ingevuld. Overweeg bijvoorbeeld om de registratie inzichtelijk te maken voor alle medewerkers zodat zij het registratieoverzicht kunnen consulteren voordat zij zelf iets registreren;
4. Neem per incident op of de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) betrokken is, en zo ja in welke mate. Elke overheidsorganisatie heeft verplicht een FG.
5. Neem per incident op of het datalek is gemeld bij de AP en betrokkenen en motiveer daarbij waarom dat wel of niet is gebeurd;
6. Wees transparant richting getroffen personen als er een datalek is geweest. Communiceer hier doeltreffend en tijdig over. Bewaar het bewijs van die mededeling en neem deze op in de registratie.
7. Stel een handleiding op of verzorg een training voor de medewerkers die de datalekregistratie invullen. Deze instructie kan onderdeel uitmaken van een gedocumenteerde meldingsprocedure voor de meldplicht datalekken.
8. Leg vast welke andere organisaties betrokken zijn geweest bij een inbreuk (bijvoorbeeld medeverwerkingsverantwoordelijken, verwerkers of sub-verwerkers). Dit is handig als een organisatie nieuwe verwerkersovereenkomsten sluit met de desbetreffende verwerkers.
9. Overweeg datalekken in te delen naar aard, gevolgen en betrokkenen en mogelijke maatregelen;
10. Bespreek de datalekregistratie regelmatig op het juiste niveau binnen de organisatie als onderdeel van een plan-do-check/learn-act cyclus. Zo kunnen organisaties leren van fouten. De FG kan bij deze besprekingen een actieve rol vervullen.