Zakelijke laptop kopen of leasen?

Ga je zakelijke laptops kopen of leasen, dan is het in de eerste plaats goed om te weten wat je wilt. Wat maakt een zakelijke laptop goed? Waar hebben jij en je medewerkers behoefte aan? En dan de vraag: ga je een zakelijke laptop kopen of toch leasen? We zetten de voor- en nadelen op een rij.

Laptop via de zaak kopen

Als je een zakelijke laptop voor je medewerkers wilt kopen, heb je verschillende mogelijkheden. Je kunt de laptop aan je werknemers geven omdat die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun beroep. Daarbij kun je eisen stellen aan het gebruik en via beheer op afstand zorgen dat alleen zakelijke applicaties worden geïnstalleerd. De medewerker levert de laptop in zodra het dienstverband eindigt.

Het is ook mogelijk een bijdrage te leveren aan een laptop die eigendom van de medewerker wordt. Met de werkkostenregeling (WKR) mag een werkgever een deel van het salaris besteden aan onbelaste vergoedingen voor de werknemers. Dit deel wordt de vrije ruimte genoemd. Als werkgever kun je die vrije ruimte onder meer inzetten voor benodigdheden voor de thuiswerkplek, dus ook voor een laptop. Deze regeling is enigszins vergelijkbaar met de PC Privé-regeling van een aantal jaren geleden. Als je deze regeling gebruikt, is de laptop privé-eigendom van de werknemer. Een nadeel kan zijn dat de medewerker op die laptop alles mag installeren wat hij of zij wil.

Sommige werkgevers hanteren een bring your own device-beleid (BYOD). Je kunt je medewerkers daar een vergoeding geven. De medewerker hoeft de laptop in dit geval niet in te leveren als het dienstverband ophoudt.

Zakelijke laptop leasen

Een zakelijke laptop leasen kan voor sommige werkgevers een aantrekkelijke optie zijn. Je betaalt geen aanschafkosten, maar betaalt meestal een vast maandbedrag. Zo’n Device-as-a-Service (DaaS) of Laptop-as-a-Service (LaaS)-constructie heeft een aantal voordelen.

• Je hoeft vooraf geen grote investering te doen. Zo spreid je de kosten in plaats van in één keer een aanzienlijk bedrag te moeten uitgeven.
• Je kunt beschikken over de nieuwste laptops met altijd de nieuwste software.
• De leveranciers ontzorgen je gedurende de hele levenscyclus van de laptop. Zo heb je geen omkijken meer naar zaken als imaging, het overzetten of wissen van data, reparatie en terugname.
• De laptops komen niet op je balans. Je hoeft ze dus ook niet af te schrijven.

Bij lease kunnen laptops worden geleverd die aan de afzonderlijke eisen van iedere medewerker voldoen. Sommige leveranciers voeren één of een beperkt aantal merken, bij andere heb je een uitgebreidere keuze. Na afloop van de huurperiode kun je de apparatuur inleveren, blijven huren of overnemen als je een bepaalde configuratie nog kunt gebruiken voor een specifiek doel.

Zakelijke laptop kopen of leasen? De voor- en nadelen

Wil je geen grote uitgave vooraf doen, vind je het prettig om volledig te worden ontzorgd en beschik je graag over de nieuwste laptops? Dan is leasen een aantrekkelijke optie.

Ga je een laptop leasen, dan is het slim om vooraf de voorwaarden goed in de gaten te houden. Op de lange termijn betaal je meestal meer dan wanneer je zelf de laptops zou kopen. Ook is het goed om in de voorwaarden te checken of je moet blijven betalen tot het einde van de vastgelegde termijn, ook als je de laptop niet meer nodig hebt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als je met minder medewerkers verdergaat.

Een voordeel van een zakelijke laptop kopen is dat jij helemaal de vrije keuze hebt in welke laptop je aanschaft. Ook ben je vrij in het moment waarin onderhoud wordt gepleegd, wat voordeliger uit kan pakken.

Heb je weinig laptops nodig en voldoende geld in kas, dan is kopen meestal de betere optie. Je bespaart dan geld op de lange termijn. Heb je voor veel medewerkers behoefte aan kostbare laptops en heb je geen geld om daarin te investeren, dan is leasen het overwegen waard.

Laptop van de zaak thuis gebruiken

Sinds we steeds meer op afstand werken, vervaagt het verschil tussen het kantoor en de werkplek op afstand, vaak de thuiswerkplek. De laptop is meestal dan ook te beschouwen als een noodzakelijke voorziening voor werknemers. Ook, of juist, voor werken op afstand geldt dat een zakelijke laptop aan de basiseisen voldoet.

Het is aan jou als werkgever hoe je daarmee omgaat. Stel je de laptop ter beschikking, maak je privégebruik mogelijk en maak je gebruik van de werkkostenregeling of vergoed je een deel van de laptop die de medewerker zelf uitkiest (BYOD)?

Laptopverzekering zakelijk

Laptops zijn zo belangrijk dat veel bedrijven ervan afhankelijk zijn. Wil je bij schade verder kunnen blijven werken, dan is een verzekering aan te bevelen. Die dekt schade bij bijvoorbeeld diefstal, inbraak, valschade, gevolgschade (kosten die je bedrijf maakt door uitval van de laptop). De verzekering voor laptops valt vaak onder de paraplu van een (computer- en) elektronicaverzekering.

Iedere verzekeraar heeft zijn eigen voorwaarden en biedt verschillende opties of pakketten aan. Vaak is het mogelijk een bedrag voor eigen risico te kiezen. De daadwerkelijke premie die je betaalt, is uiteraard sterk afhankelijk van je situatie.

Heeft een medewerker de zakelijke laptop in privébezit, dan valt die onder de inboedelverzekering. In de meeste gevallen wordt schade gedekt door deze verzekering. Denk aan brand, blikseminslag of diefstal. De inboedelverzekering vergoedt geen schade buitenshuis, schade op reis of schade door een ander. Ook hier verschillen de prijzen en voorwaarden vanzelfsprekend per verzekeraar.

De ICT-wereld is snel. Mis niets.

Het allerlaatste ICT nieuws in jouw mailbox

Aanmelden