Een tekst samenvatten, met een paar aanwijzingen een presentatie genereren, Teams-gesprekken samenvatten, het zijn maar een paar krachtige functies van Copilot, de AI-assistent van Microsoft. De functionaliteit is nu beschikbaar voor zakelijke klanten van 365, maar niet voor iedereen. Wat zijn de voorwaarden en voor welke klanten is het interessant?
Wie kan Copilot voor Office 365 gebruiken?
Copilot in de praktijk
Bing Chat Enterprise
Zelf Copilots maken
Efficiënter werken, minder saai werk
Dat Microsoft, mede-eigenaar van AI-bedrijf OpenAI, dit jaar hoog inzet op AI is niemand ontgaan. Microsoft heeft de in het voorjaar aangekondigde AI-assistent Copilot inmiddels geïntegreerd in Windows 11 en ook de beloofde functionaliteit in de kantoorapplicaties van Microsoft 365 is een feit. Helaas betekent dat niet dat iedere gebruiker er direct mee aan de slag kan.
Wie kan Copilot voor Office 365 gebruiken?
Op dit moment is het nog beschikbaar voor een beperkt aantal zakelijke gebruikers. Enterprise-klanten met een Microsoft 365 E5- of E3-licentie komen in aanmerking, maar zij moeten daarvoor contact opnemen met Microsoft. Een licentie kost 30 dollar per gebruiker per maand met een minimumaantal van 300 gebruikers.
Momenteel is Microsoft 365 Copilot nog in een beperkt aantal talen beschikbaar, waaronder Engels, Spaans en Frans. In de eerste helft van 2024 moet het ook in het Nederlands beschikbaar zijn. Ook is het goed om te weten dat de functionaliteit langzaam wordt uitgerold, waardoor bepaalde functies nog niet beschikbaar zijn. De komende maanden worden de ontbrekende functies toegevoegd.
Copilot in de praktijk
Na aanschaf wordt Copilot automatisch toegevoegd aan de Office-applicaties. Het Copilot-pictogram is bovenaan in de 365-applicaties te vinden. Daarmee kunnen de gebruikers de assistent tal van opdrachten geven. Dit zijn slechts een paar voorbeelden.
- Word. Een document opstellen op basis van een doel, documenten samenvatten, documenten beoordelen, suggesties doen voor grammaticale verbeteringen maar ook argumenten aanleveren voor een beter betoog, teksten samenvatten.
- PowerPoint. Een document omzetten in een presentatie, de lay-out van een presentatie aanpassen op basis van instructies in spreektaal, een lange presentatie samenvatten, door AI gegenereerde afbeeldingen aan een presentatie toevoegen.
- Excel. Grote hoeveelheden data analyseren op basis van vragen in spreektaal, nieuwe inzichten geven dankzij patroonherkenning.
- Outlook. Een (opzet voor een) e-mailbericht opstellen op basis van spreektaal inclusief tone-of-voice, de inbox ordenen, taalgebruik, stijl en grammatica in e-mailberichten corrigeren.
- Teams. Meetings samenvatten, chats sorteren op urgentie en samenvatten, vergaderingen organiseren op basis van spreektaal.
Het gebruik van Copilot beperkt zich niet tot één applicatie tegelijk. Het kan naadloos samenwerken tussen de verschillende onderdelen. Denk aan een PowerPointpresentatie op basis van een Word-document of een rapport in Word met als bron data in Excel.
Bing Chat Enterprise
Een onderdeel van Copilot dat gratis te gebruiken is voor zakelijke E3- en E5-klanten is Bing Chat Enterprise. Dit is een chatfunctie die vergelijkbaar is met ChatGPT, maar dan gericht op zakelijk gebruik. Dat betekent dat gebruikers- en bedrijfsgegevens worden beschermd zodat ze niet buiten de organisatie kunnen worden verspreid. De gegevens worden niet opgeslagen en zijn ook niet door Microsoft in te zien. Bovendien worden de gegevens niet gebruikt om het AI-taalmodel te trainen. Het is een handige toepassing om slim gegevens te analyseren, de voor- en nadelen van bepaalde zakelijke beslissingen op een rij te krijgen, content voor social media te genereren of code te schrijven.
Zelf Copilots maken
Dan is er nog Copilot Studio. Hiermee kunnen bedrijven hun eigen Copilots maken en aanpassen voor specifieke scenario’s binnen het bedrijf. Zo zijn koppelingen met de CRM- en ERP-systemen mogelijk en is het mogelijk zelf GPT’s te bouwen om de interactie met medewerkers af te stemmen op de informatie die binnen het bedrijf aanwezig is. Dat opent de mogelijkheid om bijvoorbeeld IT-support-Copilots of sales-Copilots op maat te maken. Voor het bouwen en aanpassen van Copilots is geen programmeerkennis nodig: het is een low-code-oplossing met een grafische interface.
Efficiënter werken, minder saai werk
Copilot voor Microsoft 365 kan medewerkers veel tijd besparen en repeterend werk uit handen nemen. Wanneer een bedrijf veel medewerkers heeft voor wie dit soort werk veel tijd in beslag neemt, kan de investering snel terugverdiend zijn. Bedrijven die het willen inzetten, doen er wel verstandig aan de medewerkers die het gaan gebruiken te trainen en ervan te verzekeren dat hun werk niet overbodig wordt, maar juist interessanter. Als msp kun je toegevoegde waarde leveren door klanten hierin te adviseren.
Hoe efficiënt het in de praktijk echt werkt en hoeveel tijd medewerkers overhouden voor belangrijk, niet routinematig werk, moet de praktijk uitwijzen. Daarvoor is het nu vooral wachten op de ondersteuning van Nederlands. Daarnaast is het goed om in de gaten te houden dat de technologie nog relatief nieuw is. Hoeveel vorderingen er ook met AI zijn gemaakt, de modellen maken nog altijd fouten. Blind vertrouwen op de copiloot is dan ook voor de meeste taken (nog) niet aan te raden.