ABBYY heeft de oplossing voor alle document-intensieve processen

Ramal Ismailzade, Chief of Operations & Manager Sales EMEA bij distributeur Lifeboat

Geen enkele organisatie ontkomt aan digitalisatie en de digitale transformatie die de manier waarop we werken en met elkaar communiceren fundamenteel verandert. Eén van de uitdagingen die zich daarbij aandient is het inpassen van papieren documenten in het digitale proces. ABBYY biedt daarvoor met FineReader 14 een aantal krachtige pdf- en OCR-tools, een unieke totaaloplossing die geschikt is voor organisaties van iedere omvang. Daarvoor zijn diverse licentievormen beschikbaar, zodat iedere medewerker over de juiste functionaliteiten kan beschikken.

Het verwerken en bewerken van gescande documenten en pdf’s is al meer dan twintig jaar de specialiteit van ABBYY, dat met FineReader professionals en kenniswerkers in staat stelt om efficiënt om te gaan met gedigitaliseerde documenten en de daarin opgenomen informatie snel en eenvoudig te kunnen terugvinden, te vergelijken , te annoteren of (automatisch) te converteren, vertelt Ramal Ismailzade, bij distributeur Lifeboat onder meer verantwoordelijk voor het ABBYY-portfolio.

Ramal Ismailzade

“FineReader is beschikbaar in de vorm van zowel individuele licenties als volumelicenties, waarbij de Standardversie alle essentiële pdf-tools met uitzonderlijk accurate OCR combineert, terwijl de Corporate-versie nog een stap verder gaat en ook nog eens de optie biedt om documenten te vergelijken en conversies automatisch uit te voeren”, vervolgt Ismailzade. “Organisaties hebben zo de keuze om iedere medewerker precies die functionaliteiten te bieden die ze nodig hebben in hun dagelijks werk.”

ABBYY FineReader 14 en ABBYY FineReader Server: het juiste gereedschap voor iedere taak

FineReader beschikt over alle functionaliteiten die een organisatie nodig kan hebben. “Maar er zijn bepaalde branches, zoals de banken- en verzekeringssector, de juridische sector, de medische sector en diverse overheidsinstellingen die behoefte hebben aan zeer grote conversiecapaciteit en daarvoor heeft ABBYY FineReader Server op de markt gebracht”, zegt Ismailzade. “Dat is een server-gebaseerde OCR-oplossing voor de geautomatiseerde conversie van grote hoeveelheden documenten uit verschillende bronnen naar diverse bewerkbare, doorzoekbare en deelbare export-formaten zoals PDF, MS Word, HTML en XML die in het IT-systeem kunnen worden opgeslagen, waardoor deze efficiënter en sneller kunnen worden teruggevonden. FineReader Server kent geautomatiseerde indexeringsfunctionaliteit, naadloze integratie met Microsoft SharePoint en barcode-herkenning.

Resellers welkom

Ook reseller worden van de oplossingen van ABBYY? Neem dan contact op met LifeBoat Distribution via Ramal Ismailzade, Sales Manager EMEA, ramal. ismailzade@lifeboatdistribution.eu, telefoon 020 210 8005 toestel 203.

ABBYY FineReader Server in de praktijk: Boehringer Ingelheim

Boehringer Ingelheim is actief op het gebied van R&D, ontwikkeling en distributie van farmaceutische producten voor de wereldmarkt. Met kantoren in 137 landen en ruim 38.400 medewerkers is het bedrijf een van de grootste researchorganisaties ter wereld.

In de loop der jaren heeft het bedrijf een uitgebreid archief met fysieke licentiedocumenten voor farmaceuthische producten opgebouwd. Een groot deel daarvan gaat terug tot ver in de vorige eeuw en beslaat zo’n 30 miljoen pagina’s. Het terugzoeken van specifieke informatie was kostbaar, lastig en tijdrovend en het doorzoeken van een volledige tekst vrijwel onmogelijk.

Om aan dat probleem het hoofd te bieden ging Boehringer Ingelheim op zoek naar een oplossing die tegelijk ook de mogelijkheid moest bieden om nieuwe documenten in een doorzoekbaar format op te slaan. Die moest aansluiten op de door het bedrijf zelf ontwikkelde gebruiksvriendelijke en flexibele gebruikersinterface. Voor de accurate conversie zocht men naar een krachtige OCR-oplossing die voldeed aan de eisen van nauwkeurigheid, stabiliteit, eenvoudig beheer en integratiemogelijkeden.

Na uitgebreid onderzoek viel de keuze van Boehringer Ingelheim op ABBYY FineReader Server (toen nog ABBYY Recognition Server geheten), een uiterst schaalbare server-gebaseerde oplossing op basis van de bekroonde technologie van ABBYY. Deze out-ofthe-box OCR-oplossing converteert papieren documenten en afbeeldingen naar tekstbestanden en doorzoekbare pdf’s. Die kunnen vervolgens worden gecategoriseerd, gearchiveerd, doorzocht en opgeslagen in elk gewenst document management systeem.

Herkenning en conversie gebeurt op een viertal specifieke machines die worden beheerd via een servermanager. Inkomende documenten worden automatisch toegewezen aan de beschikbare verwerkingsstations, waar bij een ander station de werkzaamheden automatisch overneemt als een van de stations een storing heeft. Dat garandeert continue beschikbaarheid. FineReader Server heeft een flexibele interface (API) dat integratie met bestaande andere IT-oplossingen waarborgt. Via de Management Console kan de systeembeheerder vanaf een centrale plek de parameters instellen en de inleesstations beheren en de specifieke workflow van meerdere taakgroepen en projecten opstellen.

Boehringer Ingelheim-medewerkers scannen wereldwijd rond 10.000 nieuwe pagina’s per dag, waarbij net gescande documenten met voorrang behandeld moeten worden. ABBYY’s FineReader Server vormt de basis voor het systeem.

De klus geklaard binnen een jaar
Bij het grootschalige conversieproject was het streven om alle relevante historische documenten binnen ongeveer een jaar te digitaliseren. Ook alle nieuwe documenten worden toegevoegd aan het systeem, zodat het bedrijf na voltooiing van het project over een volledig archief van digitaal doorzoekbare documenten beschikt. Dr. Dirk Ehrhard, als Executive Director IT verantwoordelijk voor dit project, is zeer tevreden over de tot nu toe behaalde resultaten. “Zonder de mogelijkheid van volledige doorzoekbaarheid kunnen documenten in welk document management systeem ook lastig gevonden worden. Met FineReader beschikken we nu over een aanzienlijk beter en sneller zoeksysteem. Al tijdens de testfase waren we zeer onder de indruk van de precisie van de karakterherkenning in de technologie van ABBYY. Met behulp van deze oplossing kunnen onze medewerkers de voor hun R&D werkzaamheden noodzakelijke informatie veel sneller benaderen.”

ABBYY FineReader in de praktijk: Advocatenkantoor Stibbe

Stibbe is een full-service advocatenkantoor met kantoren in drie continenten, dat maatwerk juridisch advies geeft bij complexe juridische vraagstukken bij (internationale) bedrijven en overheidsinstellingen.

Voor de invoering van FineReader was het converteren van belangrijke documenten vaak een haastklusje. Wanneer een advocaat een bestand of papieren kopie ontving moest hij of een assistent de inhoud overtypen in een andere applicatie zoals MS Word, Excel of PowerPoint. Dat tijdrovende karweitje had een negatief effect op de kwaliteit en snelheid van de service die Stibbe zijn cliënten wil bieden. “Documenten vormen de basis voor alle juridische activiteiten, of het nu gaat om contracten, polissen, gerechtelijke uitspraken of andere documenten”, zegt Stefan Loeners, ICT-projectmanager op het kantoor van Stibbe in Brussel. “Onze cliënten verwachten een efficiënte en geïntegreerde documentatieservice van een vooraanstaand kantoor als het onze, dus zijn we op zoek gegaan naar de juiste technologie om dit te ondersteunen.”

Productiviteitswinst én superieure kwaliteit
Na een uitvoerig vergelijkend onderzoek koos Stibbe ABBYY FineReader als beste oplossing. “OCR stond bovenaan mijn lijstje vanwege de enorme productiviteitswinst. ABBYY FineReader is een top OCR- oplossing die dankzij de accuratesse, hoogkwalitatieve herkenningsscore en gebruiksvriendelijkheid – heel belangrijk voor een advocatenkantoor – voor ons de juiste keuze is.” Ook het aantal ondersteunde talen speelde een belangrijke rol; Nederlands, Frans en Engels zijn dagelijkse kost, maar in het internationale werkveld van Stibbe is het handig dat ABBYY 186 talen ondersteunt. En waar een advocaat voorheen een halve dag of langer moest wachten op een overgetypt document gebeurt dat nu in een paar minuten en blijven er meer declarabele uren over. “ABBYY is in één woord de tool die het werk doet. We kunnen ons het werken zonder FineReader voor OCR en conversie niet meer voorstellen. ABBYY FineReader helpt Stibbe om aan de verwachtingen  van cliënten te voldoen”, aldus Loeners.

[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect magazine, nummer 8]

Lees het artikel hier in PDF