In 2012 heeft de Nederlandse transportspecialist Van der Heijden International Transport zijn dienstverlening gedigitaliseerd. De transportsector wordt namelijk gekenmerkt door veel regelgeving en papierwerk. Om dit te stroomlijnen heeft het transportbedrijf samengewerkt met Fujitsu om het transportbeheersysteem (TMS) opnieuw in te richten. Daarbij werd capture-technologie geïntroduceerd om belangrijke informatie te digitaliseren.
Van der Heijden International Transport wordt momenteel gerund door de derde generatie van de familie Van der Heijden. Het bedrijf rijdt met 120 vrachtwagens in de Benelux en Duitsland en dit brengt veel administratief werk met zich mee. “In 2012 moest een chauffeur na elke opdracht het papierwerk aanleveren, waarna iemand van ons team dit handmatig verwerkte en vervolgens een papieren factuur verstuurde”, vertelt Maybritt van Luttikhuizen, hoofd administratie bij Van der Heijden. “Dit werk kostte bijna dertig uur per week, tijd die elders in ons bedrijf beter kon worden benut.”
Het team van Van Luttikhuizen, dat zich bezighoudt met de administratieve kant van het bedrijf, is verantwoordelijk voor de verwerking van alle inkomende en uitgaande documenten. In tegenstelling tot andere sectoren, waar het papierverbruik afneemt, blijft het in de logistieke sector juist toenemen doordat de regelgeving blijft veranderen.
Implementatie van scanners
Sinds 2012 heeft Van der Heijden de scanners van Fujitsu vast onderdeel gemaakt van de workflow. Zij gebruiken tegenwoordig de Fujitsu fi-7160, op advies van de lokale leverancier Scansys.
Deze scanners worden gebruikt om het papierwerk te digitaliseren en automatisch te uploaden in het TMS met behulp van OCR-technologie. Hierdoor is de tijd die nodig is om informatie te kopiëren en door te sturen naar het systeem drastisch afgenomen.
“Tegenwoordig levert elke chauffeur zijn route in met bovenaan het document een streepjescode. Zo kan dit automatisch in ons beheersysteem worden ingevoerd”, vertelt Van Luttikhuizen. “Ook facturen kunnen we digitaal verwerken en zo onze oplossing koppelen aan de boekhouding. Hierdoor hebben onze teams meer tijd voor zinvolle taken, in plaats van dat zij handmatig facturen moeten versturen.”
Onderhoudsarm
De Fujitsu scanner die met Scansys is geïntegreerd, heeft gezorgd voor een eenvoudige, onderhoudsarme en snelle manier om belangrijke informatie te digitaliseren en automatisch te gebruiken om het TMS bij te werken. “Het team van Van Luttikhuizen verwerkt dagelijks tussen de 1.000 en 1.500 documenten en wekelijks worden er 2.500 facturen verstuurd. Hierbij maken ze gebruik van de Fujitsu scanner en de Scansys-integratie om al die processen te beheren”, zegt Herald Mulder, Partner Manager voor Fujitsu in de Benelux. “Met behulp van digitalisering worden documenten niet alleen veel efficiënter verwerkt, ze zijn ook altijd beschikbaar. Voorheen werden alle documenten bewaard in ordners. Om één stukje informatie te vinden, moest je soms wel 100 dossiers doorzoeken! Tegenwoordig kan het administratieve team een document snel digitaal opzoeken en bekijken wanneer dat nodig is. Iets wat onmogelijk zou zijn met een fysiek archiveringssysteem.
Daardoor heeft de digitalisering van het proces heeft geleid tot een vermindering van de arbeidskosten en een significante verbetering van de klantenservice doordat informatie altijd toegankelijk is wanneer dat nodig is.”
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect april 2022]