Ronald Bottenberg, IT-consultant van Fujitsu Nederland
In steeds meer bedrijven groeit het besef dat een nieuwe benadering van werkplek-IT nodig is. Een benadering waarin de gebruiker centraal staat. Een goede werkplekstrategie ondersteunt mobiele en effectieve medewerkers, vindt IT-consultant Ronald Bottenberg van Fujitsu. “De voornaamste uitdaging van organisaties is te focussen op wat medewerkers nodig hebben en dit in balans te brengen met de eisen van hun business.”
De werkplek is het hart van de digitale transformatie van bedrijven. Hier begint verandering en is die het meest effectief is. Veel bedrijven vragen zich af waar zij over vijf jaar staan met hun IT. Sociale, technologische en demografische ontwikkelingen hebben allemaal een impact op organisaties, stelt IT-consultant Ronald Bottenberg van Fujitsu Nederland. “Mensen gaan niet meer naar hun werk, het werk komt naar de mensen”, zegt Bottenberg. “Het werken in verschillende tijdzones met virtuele teams wordt de norm. Bedrijven van nu krijgen hierdoor met verschillende uitdagingen te maken. Zij moeten medewerkers met middelen uitrusten om mobiel én effectief te zijn, maar ook rekening houden met veiligheidsaspecten en arbeidsomstandigheden. Een nieuwe benadering van werkplek-IT – één die de gebruiker centraal stelt – is essentieel voor digitale transformatie. Vooruitstrevende bedrijven beseffen dat deze nieuwe benadering zowel de arbeidsproductiviteit als de medewerkerstevredenheid verbetert.”
Start met vragen stellen
Bij het ontwikkelen van een strategie voor de future workplace moeten bedrijven zichzelf volgens Bottenberg enkele vragen stellen. “Wat zijn bijvoorbeeld de voordelen van de toekomstige werkplek, voor gebruikers en de organisatie?
Hoe plannen, implementeren en beheren we de digitale werkplek? Hoe verhogen we de medewerkerstevredenheid? Hoe verhogen bedrijven de productiviteit dusdanig dat het de investering rechtvaardigt? Maar boven alles moeten bedrijven uitvinden hoe zij een werkplek ontwikkelen waarin de mens centraal staat. Want digitalisering is niet alleen een bedrijfsmatige en technologische uitdaging, het draait er in essentie om hoe mensen connecteren, samenwerken en communiceren.”
‘IT-gebruikers hebben te maken met een information overload’
Definieer het werkplekprofiel
Als het gaat om de implementatie van strategieën voor de nieuwe werkplek is het verstandig om rollen, gebruikspatronen en applicaties in de gehele organisatie in kaart te brengen, legt Bottenberg uit. Welke oplossingen vereisen bijvoorbeeld stationaire of juist mobiele devices? Waar is de data? Welke applicaties zijn nodig? Welke teams gebruiken de werkplek, aan welke eisen moet deze voldoen waar het gaat om samenwerken (denk aan telefoons, e-mail, remote meetings, videoconferences en het delen van documenten), welke standaarden en servicelevels zijn nodig om veiligheid en productiviteit te borgen? Gebaseerd op deze criteria zouden bedrijven volgens Bottenberg in staat moeten zijn om een duidelijk profiel te definiëren voor hun werkplekken en een passende strategie voor implementatie en ondersteuning te ontwerpen.
“Bij werkplekken denkt men vaak allereerst aan client computing devices, omdat deze zo gezichtsbepalend zijn. Van gespecialiseerde tablets voor buitengebruik tot 2-in-1’s, notebooks, thin clients en workstations. Verschillende devices zijn nodig om aan de eisen van gebruikers en rollen tegemoet te komen, medewerkers te motiveren en de productiviteit te verhogen. Even belangrijk zijn echter services en oplossingen voor de werkplek. Bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging. De risico’s die gepaard gaan met de aanschaf van meer (mobiele) devices en data op de werkvloer lijken soms beangstigend”, aldus Bottenberg. “Een medewerker gebruikt gemiddeld 10 verschillende wachtwoorden, 60 procent van de medewerkers hebben moeite deze te onthouden.
Zo betreft 35 tot 40 procent van de helpdeskverzoeken een wachtwoord- reset en 20 tot 30 procent van de verzoeken is een gevolg van verloren of gestolen wachtwoorden. De gemiddelde kosten per verzoek bedragen 25 euro. Biometrische authenticatie, bijvoorbeeld met Fujitsu’s PalmSecure-portfolio (authenticatie middels de handpalm) aan oplossingen, is niet alleen een veilige maar ook kostenefficiënte bescherming van werkprocessen in onder meer de financiële dienstverlening, gezondheidszorg, retail en de publieke sector.”
Nieuwe kantoorconcepten
Voor oplossingen voor de moderne werkplek werkt Fujitsu aan zaken als moderne meeting rooms, waar ruimte is voor technologieën zoals Virtual Reality en interactieve vormen van samenwerking. Fujitsu ontwikkelt use cases voor dagelijkse scenario’s en voor volledige waardeketens in verschillende sectoren. Met het Fraunhofer-instituut werkt het bedrijf tegelijkertijd aan het ontwerpen en implementeren van deze innovatieve werkomgevingen. “Een mooi voorbeeld daarvan is de Fujitsu Activity Based Office”, zegt Bottenberg. “Dit is een modern, activiteiten-gebaseerd kantoorconcept dat de productiviteit verhoogt door het faciliteren van natuurlijke interactie tussen medewerkers. Het concept omvat elementen zoals shared desks, collaboration zones, flexibele en moderne reserveermethodes voor meeting rooms en werkplekken, onder meer via een app. Een deel van het concept is ook de Clean Desk-oplossing waarmee medewerkers eenvoudig hun tablet of notebook aansluiten. De volgende stap voor deze flexibele oplossing is de Wireless Desk, met draadloos docken en opladen van devices voor medewerkers.”
Sectorspecifieke oplossingen
Bottenberg legt verder uit dat Fujitsu werkt aan specifieke oplossingen die de waardeketen optimaliseren voor onder meer financiële dienstverlening en retailbedrijven. In het bankwezen zijn tablets ideaal. “Met een tablet kun je een unieke klant- ervaring creëren waarmee medewerkers acties uitvoeren, variërend van het openen van een rekening tot het illustreren van complexe zaken zoals vermogensbeheer. Ook winkeliers verbeteren de klantervaring door gerichte promoties, virtuele paskamers en verkopers met tablets waarmee zij klanten op een veel flexibelere manier kunnen helpen.”
Vinden en gebruiken van data
Wat heeft de toekomst volgens Bottenberg in petto voor IT-gebruikers en bedrijven? “Wanneer we kijken naar de IT-evolutie zien we dat het digitale tijdperk al ruimschoots gaande is. Enorme hoeveelheden en allerlei soorten data zijn beschikbaar – maar meestal ergens in cyberspace. Dit laatste is een belangrijk aspect, want veel mensen vinden het moeilijk om de juiste data te lokaliseren. IT-gebruikers en bedrijven hebben te maken met een information overload. De belangrijkste vraag voor de toekomst is hoe wij deze data optimaal vinden en gebruiken. Het antwoord wijst op de volgende stap in de IT-evolutie: sharing en collaboration. Dit benadrukt eens te meer dat het de werkplek is waar digitale transformatie het meest effectief is.
[Dit artikel is eerder gepubliceerd in Channel Connect magazine nummer 1-2017]
