Events2be: Durf out of the box te denken bij events

‘De kracht van eventmarketing wordt nog vaak onderschat, echt een gemis’

Naast het feit dat de organisatie van een event van A tot Z moet kloppen, is het bieden van een extreem hoog serviceniveau ontzettend belangrijk. “Uit ervaring weten wij dat dát ons onderscheid van de vele andere eventbureaus”, zo zegt Patricia Straten, oprichter en eigenaar van Events2be. Wij spraken met haar niet alleen over hét nieuwste ICT-event This is IT maar ook over hoe je een goed event organiseert.

Wanneer deze editie van ChannelConnect op de mat valt, is het nog maar enkele weken tot het nieuwe kennis- en businessevent voor ICT-professionals en eindgebruikers: This is IT. Patricia Straten is samen met haar team van Events2be verantwoordelijk voor de organisatie. Een belangrijke pijler hierbij is vernieuwing. “Je kunt ervoor kiezen om een vrij standaard locatie te pakken voor je beurs, daar stands neer te zetten en ’s middags diverse kennissessies aan te bieden in een vrij ‘saaie’ formule. Zo zien we ze vaak en daar is in feite niets mis mee. Maar hoe leuk is het om je bezoekers te verrassen? Met de beurs This is IT willen wij laten zien dat het ook anders kan.”

Verrassende locatie

Voor This is IT is een verrassende locatie gekozen: Studio A12 in Bunnik, vlakbij Utrecht. “Studio A12 is geen beurslocatie pur sang, maar dat maakt het juist ook zo leuk en anders. In het weekend gaan hier de voetjes van de vloer, maar doordeweeks staat de zakelijke markt op nummer 1. Wat ons betreft een perfecte locatie om ook daadwerkelijk te laten zien dat het anders kán. Het programma is ook vernieuwend. We beginnen in de ochtend met een goed plenair programma. Matthijs van Nieuwkerk zal aan tafel in gesprek gaan met diverse interessante gasten. Een unieke en speelse manier van kennisoverdracht in deze branche. In de middag is er de expo met lekkere hapjes en drankjes. Het is gewoon echt iets anders dan de meeste beurzen.”

Service

Patricia Straten (midden) en haar team van Events2be

In de inleiding sprak Patricia Straten al over een ‘extreem hoog serviceniveau’. Wat bedoelt ze daar precies mee? “Je kunt een event nog zo goed op papier bedacht en uitgewerkt hebben, op de dag zelf gaan er altijd dingen mis. Of dat effect heeft op de beleving van je klant valt en staat met het adequaat handelen van ons als eventbureau. Belangrijk onderdeel is het daadwerkelijk aanwezig zijn van één van onze eventmanagers. Door eerder op locatie aanwezig te zijn weten wij veel foutjes van te voren te tackelen. Is de zaal netjes? Weet de bediening van de dieetwensen? Kunnen we zo starten met een technische doorloop? Wij denken altijd twee stappen vooruit en proberen zo onze klanten te ontzorgen.”

‘Wij denken altijd twee stappen vooruit en proberen zo onze klanten te ontzorgen’

ICT-branche

Maar een goed event hangt niet alleen aan de service die Straten noemt. “Nee, dat is waar, maar het is wel echt heel belangrijk punt. Zoals ik eerder al aangaf is het ook belangrijk om te vernieuwen. Je kunt bijvoorbeeld een klantendag organiseren met een spreker, een hapje en een drankje, maar daar komt men niet meer op af. Zeker in de ICT-branche is men behoorlijk verwend. Ik weet, het is een negatief woord, maar het is wel zo. Je zult echt met vernieuwing moeten komen, waardoor men zegt: ‘Kijk dat klinkt leuk, daar wil ik wel naar toe’. Zo hebben we onlangs voor een klant een klantendag georganiseerd in de stijl van het BNR-radioprogramma ‘The friday move’. Net even anders, maar voor deze klant een schot in de roos.”

Kracht

Vaak is het organiseren van een event of incentive bij bedrijven een ondergeschoven kindje. “De kracht van eventmarketing wordt nog vaak onderschat, en dat is echt een gemis. Door je klant face-to-face te spreken bereik je zoveel meer dan door de telefoon of via de mail. Van origine ben ik trendwatcher en vanuit die hoedanigheid gewend om ‘out of the box’ te denken. En dat heb je echt nodig wil je event – of het nu een formeel event is zoals een beurs, incentive of klantendag, of een informeel event als een bedrijfsuitje, personeelsreis of jubileumfeest – een succes worden waar iedereen nog lang over napraat. En over een jubileum gesproken: in februari bestaat Events2be zelf tien jaar. Echt een mijlpaal waar ik ontzettend trots op ben!”

[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect magazine 6-2018]

Lees het artikel hier in PDF