Column: Met de kennis van nu… – Mabel de Vries

Had je gisteren gelijk gekregen. Maar vandaag bezitten we helaas niet de kennis die ons helpt de vraagstukken het hoofd te bieden of het juiste besluit te nemen voor de problematiek van morgen. Dus nemen we besluiten naar eer en geweten, met de lessen die gisteren zijn geleerd, in de hoop dat deze robuust genoeg zijn om de toekomstige uitdagingen te doorstaan.

Met welke uitdagingen wordt een hedendaagse organisatie geconfronteerd? De directies die ik spreek, ergeren zich aan voorgeschotelde ingewikkelde thema’s van materie die volgens hen eenvoudiger kunnen. Hierbij benadrukken ze het gebruik van irrelevante informatie, onbegrijpelijke terminologie, teveel vakjargon, onduidelijke verwachting en ondoorzichtige processen. Dat aangevuld met een ‘zendverhaal’ dat niet aansluit op de bedrijfsrisico’s en behoefte van de organisatie, maakt de ergernis compleet. Kortom, de opdrachtgever voelt zich niet gehoord en vreest een oplossing die niet passend is én bovendien zijn problemen niet oplost.

Hoe komt het dat er marktcijfers bij worden gehaald waar de klant zich in de verste verte niet mee kan identificeren? Er wordt met groeicijfers van biljoenen euro’s gestrooid, maar als de organisatie een middelgrote onderneming is met 125 medewerkers, actief in drie landen, een jaaromzet heeft van 62 miljoen en een gezonde organische groei? Die grote getallen zeggen haar niets en nergens kan zij de brug slaan wat daarvan de waarde voor haar is. Maar ja… het hoort blijkbaar bij de commerciële pitch van de leverancier. Jammer hoor.

Als de organisatie na het intakegesprek een offerte ontvangt, zitten er gaten tussen de vraag en het aanbod. De offerte geeft vooral vaak aan wat het kost en hoe lang het duurt, maar wat er exact wordt gedaan aan acties en activiteiten blijft het betere giswerk. Wil de klant uiteindelijk toch weten wat hij precies aan het eind van het project in handen krijgt aan tastbaar en bruikbaar materiaal, dan wordt het vaak angstvallig stil aan de andere kant van de onderhandelingstafel.

Beslissers hebben steeds meer een toenemende behoefte om zelf te kunnen begrijpen wanneer iets een kostenpost is en wanneer een investering. Ook die verscheidenheid is nog zeldzaam en wordt te eenzijdig belicht. Hierdoor voelt de organisatie zich ‘machteloos’, omdat ze niet in staat is eigen- handig het juiste besluit te nemen. Ze verafschuwt het gevoel van niet ‘in control’ zijn en vraagt nogmaals om uitleg over de probleemstelling, analyse van de maatregelen en manieren om een dergelijk project onder eigen regie en naar eigen inzicht te kunnen uitvoeren. Dit is de fase waar de goede partijen zich kunnen onderscheiden.

Waar moet jouw organisatie op letten bij het aangaan van een verbintenis met een projectorganisatie? Eis van de aanbiedende partij om de materie zo transparant mogelijk toe te lichten, de besluiten te onderbouwen en helder te documenteren. Vraag om een duidelijke analyse welke risico’s worden afgedekt en met welke maatregelen. Ook wil je weten welke acties er nodig zijn, welke tijd en doorlooptijd is opgevoerd, welke expertise er van extern wordt ingezet en welke er intern benodigd is. Wil je het helemaal goed doen, vul de aanvraag dan aan met een trainingsprogramma die interne medewerkers langs de werkpraktijk opleidt zodat kennis en kunde tijdig geborgd zijn.

Mabel G. de Vries is Security Lead Digigurus en Founder/Director XSecutive.
Reageren? mabel@digigurus.net

[Dit artikel is eerder gepubliceerd in ChannelConnect magazine 6-2018]

Lees het artikel hier in PDF