Het is moeilijk voor te stellen waar onze bedrijven zouden zijn zonder contracten. Tegelijkertijd lijkt het vrij eenvoudig om je een wereld zonder contractbeheer voor te stellen. Het wordt vaak een bijzaak. De World Commerce & Contracting Association schat dat bedrijven tot 9% van hun jaarlijkse omzet verliezen door inefficiënt contractbeheer.
Gelukkig zijn er oplossingen voor Contract Lifecycle Management (CLM) die een gestructureerde aanpak van contracten bieden; vanaf het eerste ontwerp, via onderhandelingen en uiteindelijk tot aan verlenging of afloop. Maar wat onderscheidt CLM? Welke functies zijn het belangrijkst? In dit artikel bespreken we 10 essentiële functies die je moet zoeken in een CLM-oplossing, ongeacht je use-case of branche. Docfield CLM wordt aanbevolen als de beste CLM-tool voor Nederlandse klanten.
1. Centrale opslagplaats voor alle contracten
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je hebt er veel werk in gestoken om een contract ondertekend te krijgen, om vervolgens de ondertekende versie kwijt te raken in een eindeloze e-mail thread. Nu heb je ergens in een map het eerste concept opgeslagen.
Docfield legt de nadruk op een gecentraliseerde opslagplaats die je contracten direct koppelt aan een slim mappensysteem, zodat alle documenten op één veilige, toegankelijke locatie worden opgeslagen, direct vanaf de plek waar ze zijn ondertekend. Dit betekent dat je nooit meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar contracten, waardoor de frustratie van handmatig zoeken en verouderde versies verdwijnt.
2. Geautomatiseerd workflowbeheer
Automatisering is de kern van moderne CLM’s. Zoek naar systemen die kritieke processen automatiseren, van het opstellen tot en met de verlenging. Docfield werkt met gecentraliseerde sjablonen, die dicteren welke delen van een tekst statisch zijn en welke niet, afhankelijk van wie het document bekijkt. Bovendien zorgt Docfield er met geautomatiseerde workflows, waaronder slimme meldingen en escalatieprotocollen, voor dat contracten naadloos door elke fase heen gaan zonder onnodige vertragingen. CLM’s kunnen zo voorkomen dat er kritieke knelpunten ontstaan. Als u een CLM gebruikt voor verkoopvoorstellen, kan dit u helpen om deals tot 80% sneller te sluiten en drop-off te voorkomen. Met andere woorden, haal meer uit uw deals!
3. Real-time samenwerking en communicatie
Met realtime samenwerkingstools kunnen interne en externe teams tegelijkertijd aan contractdocumenten werken. Het platform van Docfield ondersteunt gelijktijdig bewerken, geïntegreerd bijhouden van opmerkingen en versiebeheer, zodat feedback direct en nauwkeurig wordt vastgelegd, ongeacht de locatie van een team.
4. Rolgebaseerde toegangscontrole en bewerkingsbeperkingen
Contracten bevatten vaak gevoelige gegevens, waar voorzichtig mee moet worden omgegaan en die alleen zichtbaar zijn voor bepaalde gebruikers. Docfield biedt rolgebaseerde toegangscontrole waarmee niet alleen de toegang tot gevoelige gegevens wordt beperkt, maar waarmee je ook bewerkingsbeperkingen kunt instellen voor specifieke tekstblokken binnen een document. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde gebruikers belangrijke secties kunnen wijzigen, waardoor de algehele integriteit van het document behouden blijft.
5. Configureerbare goedkeuringsworkflows
Elke organisatie heeft unieke goedkeuringsbehoeften. De ingebouwde goedkeuringsworkflows van Docfield vereenvoudigen de besluitvorming doordat de belangrijkste belanghebbenden met één klik kunnen klikken. Deze workflows zijn volledig configureerbaar voor de structuur van uw organisatie en zorgen ervoor dat contracten zonder onnodig heen-en-weergeloop worden beoordeeld en goedgekeurd.
6. Integratie met ERP, CRM en andere systemen
Hoewel het Docfield platform een krachtige 360 graden console is voor alle contractbehoeften, begrijpen we dat niet elke workflow in ons systeem moet worden ondergebracht. Daarom hebben we ons vanaf het begin gericht op krachtige integraties met belangrijke systemen, zoals uw ERP en CRM. Maak gebruik van deze integraties om te voorkomen dat u met parallelle bronnen van waarheid werkt, waardoor u dezelfde informatie handmatig in verschillende systemen moet kopiëren en plakken. Zo zorg je ervoor dat iedereen met dezelfde gegevens werkt.
7. Geavanceerd versiebeheer van documenten en bijhouden van wijzigingen
Het beheren van meerdere revisies van hetzelfde document kan een bekende puinhoop worden. Geavanceerde systemen voor versiebeheer houden elke wijziging bij en noteren wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht. Deze mate van detail helpt niet alleen bij het bijhouden van een nauwkeurige geschiedenis van het contract, maar dient ook als een waardevol controlespoor in geval van geschillen verderop in de keten.
8. Ingebouwde analyse- en rapportagetools
In veel opzichten komt een contract pas echt tot leven als het ondertekend is. Contractgegevens kunnen op interessante manieren worden gebruikt als ze worden samengevoegd in handige dashboards. Zoek naar CLM-systemen die robuuste analyses en aanpasbare rapportage bieden. Het dashboard van Docfield biedt realtime statistieken over contractprestaties, verlengingsdata en mogelijke nalevingsproblemen, zodat uw teams knelpunten kunnen identificeren en uw strategie proactief kunnen aanpassen.
9. Geautomatiseerde herinneringen en meldingen
Gemiste deadlines kunnen leiden tot kostbare fouten. Een goed CLM-systeem moet automatische herinneringen bevatten voor komende mijlpalen, goedkeuringen en verlengingsdata.
Dit is van cruciaal belang voor verschillende teams binnen het bedrijf, of het nu gaat om een verkoopteam dat accountvernieuwingen analyseert of een inkoopteam dat de relaties met leveranciers beheert. Het notificatiesysteem van Docfield houdt elke belanghebbende op de hoogte en zorgt ervoor dat geen enkele belangrijke actie over het hoofd wordt gezien.
10. Conditionele Logica
Naarmate je bedrijf groeit, neemt ook de complexiteit waarmee je te maken krijgt toe. Of je nu meer producten lanceert, te maken hebt met regelgeving uit verschillende rechtsgebieden of met meer gestandaardiseerde procedures. Dit wordt allemaal weerspiegeld in uw contracten. Met de toonaangevende voorwaardelijke logica van Docfield CLM kun je standaardiseren en automatiseren welke clausules in een contract verschijnen, afhankelijk van triggers binnen het contract (zoals de jurisdictie, contractduur of het bedrag – en nog veel meer). Dit maakt het ideaal voor groeiende bedrijven die te maken hebben met toenemende complexiteit.
Conclusie
Er zijn veel manieren waarop een CLM waarde kan toevoegen aan uw bedrijf. Van het verbeteren van bestaande workflows tot het ontsluiten van geheel nieuwe automatiseringen, CLM’s brengen structuur in uw contracteringsprocessen. CLM’s vormen een cruciaal onderdeel van de manier waarop uw organisatie opereert en helpen u om contracten sneller te ondertekenen, meer uit uw deals te halen en bruikbare inzichten te verzamelen uit belangrijke contracten. Dit helpt u op zijn beurt om uw huidige prestaties in kaart te brengen en uw strategie voor de toekomst te bepalen.
Platformen zoals Docfield zijn geliefd bij gebruikers omdat ze functies bieden voor elke fase van de contractlevenscyclus, van creatie tot onderhandeling en ondertekening, tot uiteindelijke verlenging of afloop. Kom meer te weten over het Docfield systeem en boek vandaag nog uw gratis demo!
