Koffie- en theeleverancier Jacobs Douwe Egberts (JDE) is gestart met de digitalisering van zijn HR-afdeling. Daarvoor riep het de hulp in van SAP-partner Accenture. Er werd gekozen voor een ‘global big bang’ waarbij het core-systeem SAP SuccessFactors Employee Central in acht maanden tijd in veertig landen werd geïmplementeerd.
De implementatie wordt door JDE gezien als een eerste stap in de digitalisering van HR. Door handmatige routinetaken als het uitdraaien van de payroll te automatiseren, moeten HR-werknemers tijd overhouden voor zaken die de prestatie van mensen en teams verbeteren. “HR is het mooiste vakgebied dat er is, want het speelt een cruciale rol in het verbeteren van de werkervaring waardoor mensen optimaal kunnen presteren”, zegt Maja Roosjen, Global Total Rewards Director bij JDE. Het verbeteren van de werkervaring kan bijvoorbeeld door het identificeren van het juiste talent en leiders, maar ook door het laten floreren van teams en het werken met technologie. Zo wordt HR een strategische partner van de business.
Goede systemen
Accenture implementeerde in veertig landen het core-HR-systeem voor JDE. Dit dient als fundament voor de transformatie van de HR-functie. “Je kunt niet beginnen bij het verbeteren van de ervaring van je medewerkers. Je moet eerst een fundament hebben”, zegt Roosjen. Ze is de drijvende kracht achter ‘Project Sunflower’ dat zorgde voor dit fundament. “De processen en data moeten eerst op orde zijn. Alles wat je doet in HR moet zijn gebaseerd op feiten en voor die feiten heb je data nodig. En voor kwalitatief goede data heb je weer goede systemen nodig. Zo verklein je bovendien de risico’s van het niet-compliant zijn.”
Tool was geen uitgangspunt
Voordat het fundament kon worden gelegd, vond er een intensief en tijdrovend traject plaats waarin eerst een behoefte moest worden gecreëerd en stakeholders moesten worden overtuigd van de noodzaak van de investeringen. Roosjen: “Daar komt veel storytelling, beïnvloeding en stakeholdermanagement bij kijken. Steeds stond het doel dat we wilden bereiken centraal, onafhankelijk van de systemen. De aanschaf van een tool is nooit het uitgangspunt geweest.” Bovendien had JDE geen behoefte aan een miljoeneninvestering in een HR-systeem en bijbehorend jarenlang implementatietraject. “We wilden laten zien dat het niet alleen kan, maar ook kleiner”, verklaart Roosjen de keuze voor SAP SuccessFactors.
Global big bang
“In eerste instantie koos JDE voor een beperkte functionaliteit, maar wel met een zo breed mogelijke organisatorische scope”, zegt Jeroen de Boer, Senior Manager Digital HR Transformation bij Accenture. “Daarbij hadden we altijd maar één doel voor ogen: een global big bang, binnen acht maanden en binnen het budget. Punt.” Volgens Roosjen is dit gelukt door de sterke IT-backbone die Accenture al eerder bij JDE implementeerde.
